بایگانی الکترونیکی اسناد قضایی

ادارات دولتي، شركت‌ها، موزه‌ها، كتابخانه‌ها، آرشيوها و مراكز اطلاعات و مدارك، هر يك مخزني از مدارك را در خود جاي داده‌اند. با افزايش حجم اين مدارك و محدوديت‌هاي مربوط به فضا و نگهداري از يك سو، و قرار گرفتن سازمان‌ها در جرياني رو به سوي خدمات اتوماسيون براي رسيدن به مرحله تحقق دولت الكترونيكي از سوي ديگر، باعث گرديده اين مدارك بيش از پيش به قالب‌هاي الكترونيكي درآيند و راهبردهاي مديريت، نگهداري و دسترسي به آنان در همان راستا تغيير يابد. با رشد روزافزون اطلاعات در قالب مدرك و تغيير شكل اين مدارك به صورت الكترونيكي، نياز به راهبردي ساده، مؤثر و انعطاف‌پذير براي مديريت بهتر اطلاعات نيز افزايش مي‌يابد.
اين نوع راهبرد مديريتي اطلاعات كه با عنوان �مديريت مدارك و ركورد‌هاي الكترونيكي� (ئي‌دي‌آرام)[1] مطرح مي‌شود بستري است براي مطالعه و تأمل بر شيوه‌هاي مديريت اين شكل از اطلاعات. تدوين استانداردها، به‌كارگيري زبان‌هاي نشانه‌گذاري و برنامه‌هاي كاربردي وي‍ژه و نهايتاً استفاده از عناصر ابرداده‌اي، از جمله فعاليت‌هاي موفقيت‌آميز و اميدواركننده در اين حوزه به شمار مي‌آيند. اين فرايندهاي مديريتي گاه با عبارت �مديريت ركورد‌هاي الكترونيكي� (ئي‌آرام)[2] و گاهي نيز با عبارت �مديريت مدارك الكترونيكي� (ئي‌دي‌اِم)[3] مطرح مي‌گردند كه با نگاهي به منابع موجود در اين دو زمينه، به اشتراك و همپوشاني آن‌ها پي خواهيم برد.

2. مديريت ركورد‌ها و مدارك الكترونيكي و ضرورت آن
پيش از هر چيز لازم است به برخي از اصطلاحات در اين حوزه اشاره كنيم.

مدرك: اطلاعاتي كه بر روي يك رسانه فيزيكي ضبط و ذخيره شده، در يك محيط كاربردي قابل تفسير است و به عنوان يك واحد در نظر گرفته مي‌شود.

مدرك الكترونيكي: مدركي كه در قالب الكترونيكي باشد. نكته قابل توجه آن‌كه مدرك الكترونيكي ضرورتاً تنها به مدارك متن‌ـ پايه تهيه‌شده توسط واژه‌پردازها اطلاق نمي‌شود، بلكه مداركي مثل پيغام‌هاي پست الكترونيكي، تصاوير گرافيكي، مدارك اچ‌تي‌ام‌ال يا ايكس‌ام‌ال، مدارك چندرسانه‌اي و انواع ديگر مدارك را نيز شامل مي‌شود.

ركورد: اطلاعاتي كه ايجاد، پذيرفته و نگهداري مي‌شود و توسط اشخاص و سازمان‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

ركورد الكترونيكي: مدركي الكترونيكي كه به صورت يك ركورد قابل اشتراك از مبدأ درآمده است.

 اطلاعات، بنيادي‌ترين نياز براي هر سازمان به شمار مي‌آيد و اطلاعات ثبت‌شده همواره نياز به يك مديريت مؤثر دارند. مديريت ركورد‌ها اين اطمينان را مي‌دهد كه اطلاعات به آساني در دسترس قرار گيرند و همچنين به طور نظام‌مند، در زماني كه ديگر به آن‌ها نياز نيست از بين بروند. مثلاً حفاظت از ركورد‌هاي دولتي، اين اطمينان را مي‌دهد كه جامعه استفاده‌كننده از آن بتواند تغييرات سياسي را در سير تاريخي دنبال كند و دسترسي به يك منبع مهم را در آينده ممكن مي‌سازد.
رشد ارتباطات و داده‌هاي الكترونيكي‌- از نامه‌هاي الكترونيكي گرفته تا پايگاه‌هاي داده‌هاـ چالش جديدي را به دنبال داشته است، اما مي‌توان مديريت مشابهي (همانند آنچه درمورد مدارك چاپي اعمال مي‌شود)، را به كار گرفت. به نظر مي‌رسد كه مديريت ركورد‌ها مبنايي اساسي براي رسيدن به مديريت مدارك و ركورد‌هاي الكترونيكي (ئي‌دي‌آر‌ام) باشد كه بسياري از سازمان‌ها به دنبال آن هستند.
جامعه نوين انتظار بالايي از دسترس‌پذيري اطلاعات دارد. اكنون مردم انتظار دارند كه پاسخ‌هاي سريع و مؤثري را براي درخواست‌هاي اطلاعاتيشان دريافت نمايند و توسط دولت‌هاي موفق و پيشرفته نيز يك خط مشي �دولت باز� دنبال مي‌شود (The National Archive of Scotland n.d.).
براي اين‌كه از موفقيت و اثربخشي فعاليت‌هاي مديريت ركورد‌ها مطمئن شويم، بايد اصول زير را در مديريت ركورد‌ها در نظر بگيريم (Robertson 2005):

    - مشخص نمودن و مديريت هر گونه ابهام و پيچيدگي،       
 - تأكيد بر انطباق و پذيرش[4] 
 - تبيين ملموس و مشهود مزايا و فوايد،

       - اولويت بخشيدن برمبناي نيازهاي حرفه،

       -كوتاه كردن مسيرها،

       - ارائه يك رهبري نيرومند،

       - كم كردن ميزان  مخاطره [5]
 - داشتن ارتباطات گسترده و فراگير،

        - درنظرداشتن تجارب كاربر مربوطه،

      -  انتخاب كردن اولين طرح به طور خيلي محتاطانه و دقيق.

:در مديريت ركورد‌هاي الكترونيكي ما با داده‌هاي رقمي ‌سروكار داريم و اين داده‌ها فرايندي را مي‌پيمايند كه به آن �چرخه عمر اطلاعات� مي‌گويند. اين چرخه شامل مراحل زير است

ايجاد يا فراهم‌آوري اطلاعات. كه شامل توليد اوليه و گردآوري اطلاعات، وارد كردن آن‌ها در يك نظام و افزودن نمايه‌هايي به آن منبع اطلاعاتي براي بازيابي بهتر مي‌باشد.
استفاده. در اين مرحله از چرخه عمر، اطلاعات در دسترس گونه‌هاي خاصي از كاربران يا گروه‌هاي تعريف‌شده قرار مي‌گيرد و توسط آنان استفاده مي‌شود. در اينجا بيش‌تر بحث مديريت اختيارات و حقوق مطرح مي‌شود.
بازنگريي. در طول مراحلي از عمر يك منبع اطلاعاتي، ممكن است آن منبع كنار گذاشته شود يا ديگر قابل استفاده نباشد. بنابراين به منظور اطمينان از اين‌كه روي‌هم‌رفته نظام اطلاعاتي روزآمد، مناسب و دقيق است، فرايند بازنگري مورد توجه قرار مي‌گيرد.
حفاظت. صحت منابع اطلاعاتي مستلزم آن است كه با روش‌هاي پشتيباني مناسب، حمايت شود و همچنان كه فناوري توسعه مي‌يابد، سياست‌هاي انتقال نيز تغيير كند.
كنارگذاري. به دنبال فرايند بازنگري، منابع اطلاعاتي ممكن است نابود شوند، براي استفاده در آينده بايگاني گردند، يا به يك مخزن دائمي ‌يا درازمدت (بايگاني راكد) منتقل شوند.

3. استانداردهاي جهاني مديريت مدارک و ركورد‌ها
براي اطمينان از اين که ركورد‌هاي ايجاد‌شده يا مورد استفاده قرارگرفته در يك سازمان به طور مطلوبي نگهداري مي‌شوند، بايد فعاليت‌ها و راهکارهايي را دنبال نمود که مديريت ركوردها اين فعاليت‌ها و راهکارها را برقرار مي‌سازد. منابع بسياري براي کمک به مديريت مؤثر ركوردها، مدارک و نامه‌ها وجود دارند که امنيت موردنظر را تأمين مي‌کنند.
در سال 2001 �استاندارد بين‌المللي مديريت ركوردها� (ايزو 15489) به طور رسمي تدوين گرديد. اين استاندارد چندمنظوره، خط‌مشي‌ها و رويه‌هاي ركوردها را به گونه‌اي استاندارد مي‌کند که اطمينان حاصل شود از تمام ركوردها، توجه و حفاظت مناسبي به عمل مي‌آيد. استاندارد، تدوين خط‌مشي مديريت ركوردها، طراحي يک برنامه مديريت ركورد، برقراري رويه‌ها و تعريف ملزوماتي براي برنامه را پوشش مي‌دهد. به منظور اطمينان از تدوين يک برنامه مؤثر، اين استاندارد مشخص مي کند که چگونه برنامه را نظارت کنيم، وارسي دوره‌اي را انجام دهيم و سازمان آن را هدايت کنيم (White-Dollmann 2004). در بحث امنيت
اطلاعات به عنوان يکي از مباحث داغ جاري، استاندارد فنون رمزگذاري فناوري امنيت اطلاعات (ايزو/آي‌ئي‌سي 17799)، به عنوان راهبردي براي مديريت امنيت اطلاعات، بسيار اهميت دارد. اين استاندارد راهنماها و اصولي را براي ابداع، اجرا، نگهداري و ارتقاي مديريت امنيت اطلاعات در سازمان عرضه مي‌کند. همچنين يک راهنماي کلي براي اهداف پذيرفته‌شده رايج در مديريت امنيت اطلاعات فراهم مي‌نمايد (Fanning 2005).

4. ابرداده‌ها
در اين قسمت ابتدا لازم است به معرفي مفهوم ابرداده و نقش آن در سازماندهي و مديريت منابع الكترونيكي پرداخته شود. براي ابرداده تعاريف بسياري آمده كه اكثر آن‌ها بر كاربرد آن تكيه دارند و به عبارت ديگر، تعاريفي عملگرا به شمار مي‌آيند. يكي از تعاريف جامعي كه از ابرداده ارائه شده، تعريفي است كه �هينز� پس از ارائه تعاريف مختلف از آن، آورده است:
�ابرداده[6]، داده‌اي است که محتوا، شکل يا خصوصيات يک ركورد داده‌اي يا يک منبع اطلاعاتي را توصيف مي‌کند. ابرداده را مي‌توان در توصيف منابع کاملاً ساختاريافته، يا اطلاعات ساختارنيافته از قبيل مدارک متني به کار گرفت. همچنين مي‌توان براي توصيف منابع الکترونيکي، داده‌هاي رقمي (شامل تصاوير رقمي) و مدارک چاپي از قبيل کتاب‌ها، مجلات و گزارش‌ها، مورد استفاده قرار داد. مي‌توان آن را در درون يك منبع اطلاعاتي (مانند منابع وب) جاي داد يا به طور جداگانه در يک پايگاه اطلاعاتي نگهداري كرد� (Haynes 2004).
به طور خلاصه ابرداده را �داده‌اي براي داده� يا �داده‌اي درباره داده� تعريف مي‌كنند. به طوري كه در تعريف �هينز� نيز به چشم مي‌خورد، ابرداده، خود داده‌اي است كه محتوا، نوع، قالب، و ... يك منبع اطلاعاتي كه متشكل از مجموعه‌اي از داده‌ها مي‌باشد را تعريف و توصيف مي‌كند.
مديريت ركورد‌ها از طريق تنظيم منابع و فراهم‌كردن بررسي خلاصه مذاكرات، نقش مهمي در مستندسازي تصميمات دولتي ايفا مي‌كند. مديريت ركورد‌ها شامل مديريت فايل‌هاي فيزيكي و ركورد‌هاي الكترونيكي مي‌باشد؛ هرچند كه آن‌ها محمل رسانه‌اي متفاوتي داشته باشند، اما اكثر فرايندهاي مشابه بر روي هر نوع ركوردي اعمال مي‌شود. مديريت خوب ركورد‌ها به ايجاد ركورد‌هاي درست و صحيح بستگي دارد. اين قسمت بر كاربرد ابرداده در مديريت چرخه عمر ركورد‌ها تأكيد مي‌كند.
زماني كه ركورد ايجاد يا دريافت مي‌شود، به ثبت مي‌رسد يا با يك نام معين ذخيره مي‌شود. در طول فرايند فراهم‌آوري، ابرداده‌هاي مربوط به ركورد كه شامل تاريخ ايجاد، مالك، تاريخ بازبيني و رده امنيتي آن است، ايجاد مي‌گردند.
تعدادي از عناصر داده‌اي كه اختصاصاً براي مديريت ركورد‌ها طراحي شده‌اند، در پروفايل‌هاي كاربردي ابرداده براساس �دوبلين كور�[7] تعريف شده‌اند. مثلاً �آرشيو ملي انگلستان� به عنوان يك سازمان موفق در اداره ركورد‌هاي عمومي ‌و دست‌نوشته‌هاي تاريخي، گروهي از عناصر داده‌اي را اختصاصاً براي مديريت ركورد‌ها در دولت مركزي تعريف كرده است. اما اين عناصر را مي‌توان در يك پروفايل كاربردي عمومي‌تر نيز به كار بست (Public Records Office 2002). اين عناصر داده‌اي عبارت‌اند از:

اين عناصر حداقل مجموعه مصوب نظام‌هاي �ئي‌‌‌دي‌آر‌ام� را ارائه مي‌دهند كه بايد قابل پشتيباني باشند. هرچند اين مديريت منابع الكترونيكي و رقمي‌محدود به اين موارد نيست و عناصر ابرداده‌اي ديگري نيز علاوه بر آن‌ها به كار برده مي‌شوند.

5. استانداردهاي ابرداده‌اي براي اطلاعات دولتي و آرشيوها
استانداردها توافقات مستندي (شامل توضيحات فني يا ديگر ملاک‌هاي مختصر و مفيد) هستند كه به طور يکدست به عنوان قانون، راهنما يا تعريف مشخصات، مورد استفاده قرار مي‌گيرند تا مواد، محصولات، فرايندها و خدماتي که براي مقاصد خاصي تعيين گرديده‌اند، معتبر و مورد اعتماد شوند (International Organization for Standardization 2002) .استانداردهاي
ابرداده‌اي بنا به نيازهاي جوامع مختلف موضوعي و بخش‌هاي صنعتي و حرفه‌اي گوناگون تدوين مي‌گردند. عوامل کليدي که بر تدوين آن‌ها اثر گذارده‌اند، نيازهاي شغلي، گروه‌هاي استفاده‌کننده، و تاريخچه يا ميراث جوامع خاص بوده‌اند (Haynes 2004).
در اينجا برخي از استانداردهاي مورد استفاده براي آرشيوها ذكر مي‌شوند.

5-1. �دوبلين كور‌�
در سال 1995 نشستي به منظور بحث درباره راه‌هاي توصيف و فهرست‌نويسي محتواي وب در شهر دوبلين در ايالت اوهايو برگزار گرديد. اين نشست نهايتاً منتهي شد به تشکيل �بنياد ابرداده‌اي دوبلين کور�[8]، �سازماني مخصوص ارتقاي سازگاري گسترده استانداردهاي ابرداده‌اي ميانکنش‌پذير و توسعه واژگان ابرداده‌اي تخصصي براي توصيف منابعي که استقرار نظام‌هاي بازيابي هوشمند اطلاعات را ممكن مي‌سازند� (DCMI 2004). �دوبلين کور� يکي از پراستفاده‌ترين استانداردهاي ابرداده‌اي به شمار مي‌آيد که تحت استاندارد بين‌المللي �ايزو 15836 (2003)� تعريف شده است. حاصل كار اين بنياد منتهي شد به يك مجموعه 15 عنصري پايه كه عبارت‌اند از (DCMI 2004):

ويژگي اين عناصر، قابليت بيان آن‌ها در زبان‌هاي رايج نشانه‌گذاري (مثل اچ‌تي‌ام‌ال، ايكس‌ام‌ال، و آر‌دي‌اف) مي‌باشد. اين عناصر، عناصري عمومي‌ و چندمنظوره هستند و مي‌توان از آن‌ها در زمينه‌هاي تخصصي مختلفي استفاده کرد. توسعه‌دهندگان استانداردهاي ابرداده‌اي تشخيص دادند که کاربران ممکن است نيازهاي خاصي داشته باشند که با طرحواره موجود، پوشش داده نشود. مزيت استفاده از عناصر طرحواره‌هاي موجود اين است که فرصت بيش‌تري براي ميانکنش‌پذيري ميان برنامه‌هاي کاربردي که عناصر داده‌اي رايج دارند، به وجود آيد. توسعه �ئي- جي‌ام‌اس�[9] در انگلستان نمونه‌اي از يک استاندارد ابرداده‌اي است. براي مثال عنصر ابرداده‌اي egms.status معادلي در �دوبلين کور� ندارد و از اين رو مي‌توان آن را گسترشي از آن طرحواره در نظر گرفت (UK Office of the e-Envoy 2004).

5-2. استاندارد ابرداده‌اي دولت الکترونيکي
اطلاعات دولتي يکي از کانون‌هايي است که گسترش‌هايي را براي �دوبلين کور� به منظور ايجاد پروفايل‌هاي کاربردي براي دولت الکترونيکي لازم آورده است. فعاليت دولت‌ها در اينترنت از اواسط 1990 به اين امر منتهي شد که ابرداده براي تسهيل اکتشاف منبع، مورد نياز است تا يافتن اطلاعات را در سايت‌هاي وب دولتي، براي عموم آسان‌تر سازد.
در سال 2000 �بنياد ابرداده‌اي دولتي انگلستان�[10] با مرور بازيابي اطلاعات عام در اينترنت، کار خود را آغاز کرد. �واحد فناوري اطلاعات اداري کابينه�[11] (که بعداً �اداره دولت الکترونيکي�[12] شد) يک گروه کاري ابرداده تشکيل داد که به �استاندارد ابرداده‌اي دولت الکترونيکي� (ئي- جي‌ام‌اس) بر مبناي �دوبلين کور� منتهي شد و هم‌اکنون ويرايش سوم آن، 25 عنصر داد‌ه‌اي دارد. اين استاندارد از يک ترکيب مشابه �دوبلين کور� استفاده مي‌کند و با استفاده از ايكس‌ام‌ال قابل تبين است. (اين استاندارد به عنوان ضرورتي براي ميانکنش‌پذيري است که در چارچوب ميانکنش‌پذيري دولت الکترونيکي (ئي- جي‌آي‌اف)[13] تعريف مي‌شود). بسياري از عناصر داده‌اي را مي‌توان مستقيماً در عناصر ابرداده‌اي به ديگر استانداردها (مثل �دوبلين کور�، �جي‌آي‌ال‌اس�، و �اي‌جي‌ال‌اس� تبديل كرد. استاندارد، پويا است و توسعه آن بنابر تقاضاها و کارکردهاي نو، جريان دارد (Office of the e-Envoy 2003).
اين استاندارد در آخرين ويرايش خود در سال 2006 داراي 25 عنصر ابرداده‌اي مي‌باشد که عبارت‌اند از(UK GOV talk 2006):

5-3. �خدمت مکان‌ياب دولتي اطلاعات�
دولت فدرال ايالات متحده، �خدمت مکان‌ياب دولتي اطلاعات� (جي‌آي‌ال‌اس)[14]را به منظور کمک به مردم براي يافتن اطلاعات از طريق نمايندگي‌هاي مختلف فدرال، تدوين كرده است. اين يک خدمت غيرمتمرکز بر مبناي چندين سايت �جي‌آي‌ال‌اس� دولت فدرال ايالات متحده مشتمل بر ركورد‌هاي تقريباً 32 نمايندگي فدرال مختلف مي‌باشد. اين کار براساس �خدمت مکان‌ياب جهاني اطلاعات�[15] با همين سرنام �جي‌آي‌ال‌اس�  بنا گرديده است (McClure, Moen, and Bertot 1999).
عناصر پايه در اين استاندارد، 29 عنصر مي‌باشند که برخي از آن‌ها بنابر ضرورت و ماهيت عنصر، داراي زير-عنصرهايي نيز مي‌باشند. اين عناصر به 7 منظور خاص اختصاص دارند که عبارت‌اند از (DESIRE 1997):

        - عناصر توصيفي پايه،
 - عناصر توصيف موضوع،

      - عناصر قالب و خصيصه‌هاي فني،

       - عناصر جزئيات ميزبان اداره‌گر،

      - عناصر ابرداده اداره‌گر،

      - عناصر منشأ و منبع،

      - عناصر موارد دسترس‌پذيري و حقوق مؤلف.

5-4. �خدمت مكان‌ياب جهاني اطلاعات�
�جي‌آي‌ال‌اس� برمبناي استاندارد كاوش �ايزو 23950� بوده و شامل مفاهيمي ‌كاملاً قابل درك براي كساني است كه در سراسر دنيا منابع اطلاعاتي را جستجو مي‌كنند. اين مفاهيم، شامل مفاهيم ‌كتابخانه‌اي (مانند عنوان، پديدآور، ناشر ، تاريخ و محل) هستند.
يك ركورد مكان‌ياب �جي‌آي‌ال‌اس� در واقع نوعي نسخه دگرگون‌شده از يك ركورد فهرست كتابخانه‌اي است. تأثير اين استاندارد در جستجوي اطلاعات بيش‌تر شامل موارد زير است:

  - اكتشاف اطلاعات،

  -  برچسب‌گذاري محمل‌هاي اطلاعاتي،

  -  سازماندهي منابع در وب مانند يك كتابخانه.
عناصر اين استاندارد به سه دسته تقسيم مي شوند:

1. عناصر �جي‌آي‌ال‌اس� در ثبت‌نام معنايي پايه[16] اين عناصر نقش ثبت‌نام معنايي پايه را دنبال مي‌كنند و قسمتي از استاندارد �ايزو 11179� (فناوري اطلاعات- اختصاص و استانداردسازي عناصر داده‌اي) را شامل مي‌شود. اين عناصر مجموعه‌اي از 88 عنصر هستند و سعي شده با عناصر مارک و �دوبلين کور� قابل تطبيق باشد.

2. عناصر �جي‌آي‌ال‌اس� در پروفايل �جي‌آي‌ال‌اس�:‌ مجموع اين عناصر 92 عنصر است که در ساختار پروفايل‌هاي دولتي به کار برده مي‌شوند. سعي شده اين عناصر نيز با متاتگ‌هاي مارک آمريکا[17] و �اس‌جي‌ام‌ال� مطابقت داده شوند.

3. عناصر Bib-1: عناصري هستند که توسط نمايندگي حمايت از �زد 50-39�[18] در کتابخانه کنگره آمريکا حمايت مي‌شوند. تعداد اين عناصر 148 عنصر است و برخي از عناصر آن قابل تطبيق با عناصر مارک آمريکا هستند (GILS n.d.).

5-5. �خدمت مکان‌ياب دولتي استراليا�
�خدمت مکان‌ياب دولتي استراليا� (اي‌جي‌ال‌اس)[19]يک استاندارد ابرداده‌اي براي اطلاعات دولتي بر روي اينترنت، و براساس �دوبلين کور� مي‌باشد. اين خدمت در دو بخش با عنوان مجموعه عناصر ابرداده‌اي �اي‌جي‌ال‌اس� منتشر شده و شامل 19 عنصر داده‌اي مي‌باشد كه عبارت‌اند از:

اين عناصر بجز 4 عنصر Availability، Function، Audience و Mandate براساس مجموعه عناصر ابرداده‌اي �دوبلين کور� مي‌باشند (National Archives of Australia, 2002).

11. استاندارد عام بين‌المللي توصيف آرشيوي
به عنوان يک دستاورد همکاري بين‌المللي، �شوراي بين‌المللي آرشيوها� يک استاندارد عام بين‌المللي توصيف آرشيوي (آيساد (جي))[20] را تدوين كرده كه منظور از آن �تعريف و شرح حوزه و محتواي مواد آرشيوي به منظور ارتقاي دسترس‌پذيري آن‌ها� است. اين استاندارد براي توصيف مواد و مجموعه‌هاي آرشيوي کاربرد دارد و داراي 26 عنصر داده‌اي است که در استاندارد تعريف مي‌شوند. توصيف‌هاي آرشيوي بر اساس يک مدل توصيف متمايل به بالاترين سطح، سپس رديف‌ها، سپس ركورد‌ها و در نهايت اقلام، بنا شده‌اند. اين استاندارد بيش‌تر به منظور به‌کارگيري در کنار استانداردهاي ملي، يا به عنوان زيربنايي براي تدوين استانداردهاي ملي براي آرشيوها طراحي شده. به عنوان مثال استاندارد �توصيف كدگذاري مواد آرشيوي� (ئي‌اي‌دي)[21] معبرهايي هم به و هم از �آيساد (جي)� دارد. �ئي‌اي‌دي� توسط کتابخانه کنگره اعمال شده و همان نقشي را براي آرشيوها دارد که مارک براي ركورد‌هاي کتابشناختي دارد (International Council on Archives 2000).

7. نتيجه
با توجه به توسعه خدمات الکترونيکي دولتي، آرشيوها و اسناد و اطلاعات الکترونيکي به عنوان بخش مهم اين فرايند توسعه، نياز به سازماندهي و مديريت ويژه در محيط الکترونيکي و مجازي دارند. ابرداده‌ها به عنوان يکي از راهبردهاي سازماندهي مدارک رقمي نقش مهمي در اين رابطه ايفا مي‌کنند که شکل‌گيري استانداردهاي بين‌المللي و ملي و رويکرد ساختاري نرم‌افزارها و برنامه‌هاي کاربردي، نشان‌دهنده اين اهميت مي‌باشد.
در کشور ما نيز با توجه به حرکت‌ها و فعاليت‌هايي که در جهت شکل‌گيري دولت الکترونيکي صورت گرفته، لازم است با الگو گرفتن از فعاليت‌هاي انجام‌شده موفق در ديگر نقاط جهان، فعاليت‌هاي زيربنايي و بنيادين انجام شود که از جمله آن‌ها مي‌توان به تدوين استانداردهاي ملي براي مديريت مدارک و ركورد‌هاي الکترونيکي، طراحي و ساخت نرم‌افزارها و برنامه‌هاي کاربردي با قابليت ميانکنش‌پذيري و توصيف مدرک با پشتيباني از طرحواره‌هاي ابرداده‌اي اشاره كرد.

8. منابع

1. DCMI. 2004. Dublin Core Metadata Initiative Overview. http://dublincore.org (accessed Febuary 27, 2005).
2. DESIRE -Development of a European Service for Information on Research and Education-. 1997. A review of metadata: a survey of current resource description formats. http://www.ukoln.ac.uk/metadata/desire/overview/ (accessed September 5, 2006).
3. Fanning, Betsy. 2005. Records, Email, Security Standards. AIIM E-Doc Magazine. 19(5). http://www.aiim.org/article-docrep.asp?ID=30569 (accessed September 5, 2006).
4. GILS. n.d. About - a powerful, new way to find information. http://www.gils.net/about.html ( accessed April 5, 2005).
5. Haynes, David. 2004. Metadata for information management and retrieval. London: Facet Publishing.
6. International Council on Archives. 2000. ISAD(G): General International Standard Archival Description. Adapted by the Committee on Descriptive Standards. Stockholm, 19-22 September 1999, 2^nd ed, Ottawa , International Council on Archive.
7. International Organization for Standardization. 2002. What Are Standards? Geneva, International Organization for Standardization. www.iso.ch/iso/en/aboutiso/introduction/index.html (accessed April 27, 2005).
8. McClure, C., W. E. Moen & J. C. Bertot. 1999. Descriptive assessment of information policy initiatives: The government information locator service (GILS). Journal of the American Society for Information Science 50(4): 314-330.
9. The National Archive of Scotland. n.d. Records management http://www.nas.gov.uk/recordkeeping/recordsmanagement.asp (accessed November 5, 2005)
10. Office of the e-Envoy. 2003. UK Government: Office of the e-Envoy publishes Latest e-GMS. M2 Presswire (16-May 2003).
11. Public Records Office. 2002. Requirements for electronic records management systems, part 2: Metadata standard. http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/pdf/requirmentsfinal.pdf (accessed April 2, 2005).
12. Robertson, James. 2005. 10 principles of effective information management. KM column (1 November 2005). http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_effectiveim/index.html (accessed December 5, 2005)
13. UK GOV talk. 2006. E-Government Metadata Standard version 3.1. http://www.govtalk.gov.uk/schemasstandards/metadata_document.asp?docnum=1017 (Accessed September 24, 2006)
14. UK Office of the e-Envoy. 2004. E-Government Metadata Standard. Version 3.0, London: Cabinet Office. http://purl.oclc.org/net/e-gms_s (accessed Jun 24, 2005).
15. White-Dollmann, Mary. 2004. ISO 15489: A tool for records management mergers. Information Management Journal 38(5):

پي‌نوشت‌ها

[1]. Electronic Document and Records Management (EDRM)
[2]. Electronic Records Management (ERM)
[3]. Electronic Document Management (EDM)
[4]. adoption
[5]. risk
[6]. metadata
[7].Dublin Core
[8]. Dublin Core Metadata Initiative (DCMI)
[9]. e-Government Metadata Standard (e-GMS)
[10]. UK government metadata initiative
[11]. The Cabinet Office IT Unit
[12]. Office of the e-Envoy
[13]. e-Government Interoperability Framework (e-GIF)
[14]. Government Information Locator Service (GILS)
[15]. Global Information Locator Service (GILS)
[16]. Basic Semantic Registry
[17]. USMARK
[18]. Z 39.50 Maintenance agency
[19]. Australian Government Locator Service (AGLS)
[20]. General International Standard Archival Description (G-ISAD)
[21]. Encoded Archival Description (EAD

سيستم مديريت اسناد ( Document Management System )

هر سازماني داراي مستندات اداري فراواني است که حاوي اطلاعات مختلفي مي باشد. اين مدارک يا به اصطلاح اسناد ، بايد با نظم و ترتيب نگهداري شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازيابي و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتي که در اين اسناد وجود دارد ، در بخش‌هاي مختلف کاري سازمان مورد نياز است و بايد به آنها مراجعه شود. سيستم مديريت اسناد در واقع وظيفه‌ي دريافت ، طبقه بندي ، نگهداري و بازيابي اين اسناد را برعهده دارد.

سيستم کامل مديريت اسناد بايد ويژگيهاي زير را دارا باشد :

       - هر سند را با حجم قابل قبولي ذخيره سازد.

       - ارتباط لازم بين سندهاي مختلف را برقرار سازد.

       - با استفاده از بايگاني، کليه اطلاعات اسناد را به طور کامل يکپارچه سازد.

       - تمرکز کامل بر ذخيره سازي و آرشيو اسناد داشته باشد.

       - مبتني بر گردش کار قدرتمندي باشد و کليه روال هاي کاري سازمان ، قابل طراحي توسط موتور گردش کار باشند.

       - هدف سيستم ، ذخيره‌سازي و بازيابي مستندات به شکل اصلي و اوليه‌ي آنها باشد.

       - مجهز به موتور ايجاد صفحات وب براي دسترسي به اسناد از طريق وب سايت باشد.

البته لازم به ذکر است که اين خصوصيات تنها تعريف عمومي از DMS را ارائه مي دهند. بيشتر سيستم‌هاي موجود در بازار غرب توانايي‌ها و کارکردهاي فراتري از اين موارد دارند ، اما در هر حال اين ويژگي‌ها نشان‌دهنده‌ي کارکردهاي معمول يک سيستم مديريت اسناد است.

سيستم مديريت محتوا ( Content Management System )

اين سيستم جديدتر از DMS است و اساسا به منظور مديريت و سامان‌دهي به اطلاعات در حال رشد سازمان‌ها طراحي شده است و در حقيقت ، مديريت محتواي اسناد موجود در سازمان را برعهده دارد. در سال‌هاي اخير با افزايش سايت‌هاي اينترنتي و سايت‌هاي داخلي سازمان‌ها ، مديريت محتواي سايت‌هاي يادشده و به روز نگاه‌داشتن اطلاعات آنها براي سازمان‌ها ، مشکل ساز گشته است.

اين سيستم مديريت اطلاعات موجود در اين صفحات وب را برعهده دارد و به کاربر امکان ايجاد ، ويرايش و حذف صفحات وب و همچنين تعيين محتواي آنها را مي‌دهد.

به طور خلاصه ، مهم‌ترين ويژگي‌هاي سيستم مديريت محتوا به شرح زير است :

       - اقلام اطلاعاتي و ارتباط بين آنها را مديريت مي‌کند.

       - امکان تعريف هر جز (يا صفحه) و موقعيت‌ آنها بر روي سايت را در اختيار کاربر قرار مي‌دهد.

       - ارتباطات مورد نياز و کامل بين صفحات و اطلاعات موجود در آنها را ايجاد مي‌کند.

       - ايجاد و ويرايش صفحات، کارکرد اصلي اين سيستم است.

       - بين دسترسي‌ و بايگاني يکپارچگي ايجاد مي‌کند.

       - داراي موتوري براي انتشار و ايجاد صفحات اينترنتي ا‌ست.

شايان ذکر است که يکپارچه‌سازي سيستم مديريت اسناد با مديريت محتوا باعث به وجود آمدن سيستم‌هاي Enterprise Content Management System مي‌شود که در نهايت راه رسيدن به مديريت صحيح اطلاعات را هموار مي‌سازد و به اين ترتيب مي‌توان به يک مديريت کامل معلومات ( Knowledge management ) رسيد. چه آن که براي دستيابي به چنين نقطه‌اي ، کاستي‌هاي فراواني وجود دارد.

مقايسه بين سيستم مديريت اسناد و سيستم مديريت محتوا

مدتي است که عباراتي نظير Document Management Systems و Content Management Systems اذهان شرکتهاي نرم افزاري کشور را به خود مشغول ساخته و برخي از آنها فعاليتهاي خود را براي توليد اين سيستم ها آغاز نموده اند. اما پيش از آغاز هر حرکت و تلاشي لازم است اين مفاهيم در بستر فرهنگ کاري کشور به دقت مورد مطالعه قرار گيرند و شناخته شوند تا سيستمي مطابق با انتظارات و فرهنگ اداري کشور توليد شود ؛ آنچه تا کنون بسيار به ندرت صورت گرفته ، يعني مطالعه و تحقيق قبلي در زمينه تکنولوژي يا علمي که در غرب به وجود آمده و استفاده مي‌شود و تطبيق و هماهنگ سازي آنها براي ساز و کارهاي کشورمان. به همين علت بسياري از اين علوم و فناوري‌ها يا به درستي استفاده نشده اند يا پس از صرف وقت و هزينه هنگفت ، براي توليد يا وارد کردن آنها با شکست مواجه شده اند. بدين ترتيب ، نگارنده در اين مقاله به تعريف اين دو عبارت پرداخته و تفاوتهاي آنها را بيان خواهد کرد. همچنين دلايل انتخاب و استفاده از هر يک از اين سيستم‌ها براي شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد بررسي قرار خواهد گرفت و در نهايت درباره‌ي پتانسيل لازم براي راه اندازي چنين سيستم‌هايي در کشور، نتيجه‌گيري خواهد شد

نرم افزار آرشيو اسناد و مدارک ( DMS )
((Document Management System
تحت وب ( Web Application )
مقدمه :
امروزه اسناد ، مدارک و اطلاعات مکتوب يک سازمان و شرکت از چنان اهميتي برخوردار شده‌ است که لزوم مستند سازي در اوليت کاري تمامي شرکتها ، سازمانها و ارگانها کاملا احساس شده است .
حجم زياد اسناد ، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بيش از حد فضا توسط اين مستندات و نيز عدم دسترسي سريع و آسان ، دقيق و به موقع به اين اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آنها گرديده است .
از سوي ديگر رويکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازي فرآيندها و رويه هاي سازماني و همچنين الگوبرداري از يک مرجع جهاني معتبر؛ استانداردهاي سيستم مديريت کيفيت (ISO9001,14001,TS16949 )را به عنوان يکي از مراجع شناخته شده و معتبر براي تمامي سازمانها مدنظر قرار داده است ، که يکي از الزامات اصلي اين استاندارد مقوله مستندسازي، به عنوان پايه و اساس سيستم مديريت کيفيت مي باشد .
آنچه در موارد فوق مطرح گرديد با وجود سيستم هاي سنتي بايگاني اسناد قابل دسترس نبوده و براي ارزش بخشي و قابل استفاده نمودن اين اطلاعات مي توان از سيستم مديريت آرشيو اسناد و مدارک DMS در سازمانها و شرکتها سود برد .
نرم افزار آرشيو اسناد و مدارک يکي از مناسبترين و سريعترين راه حل ها جهت کاهش هزينه ها ، فضاي نگهداري اسناد و سرعت بخشيدن به امور جاري ، بازيابي اطلاعات و دسترسي سريع ، دقيق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگيري از بين رفتن اطلاعات به مرور زمان مي باشد .
با توجه به موارد فوق اين شرکت اقدام به تهيه و اجرايي نمودن سيستم آرشيو اسناد و مدارک (DMS) نموده است که از جمله امکانات و مزاياي سيستم به موارد زير مي توان اشاره نمود :
* امکان ايجاد چندين پوشه و زير پوشه بدون محدوديت جهت دسته بندي اسناد و مدارک .
* تعيين سطح دسترسي به اسناد .
* ايجاد کاربر و تعيين سطح دسترسي کاربران جهت دسترسي به اسناد توسط مدير سيستم .
* ثبت اطلاعات اسناد ( نوع سند ، گروه اصلي ، زير گروه ، نام سند ، کلمات کليدي سند ، توضيحات سند ، فايل و يا فايلهاي مربوط به سند ، تعيين نوع فايل هاي هر سند بصورت اختصاصي براي هر فايل ، نام ثبت کننده سند ، تاريخ ثبت و تاريخ آخرين بروزرساني سند )
* گزارش گيري متنوع اسناد .
* تعيين سند جهت در دسترس بودن براي عموم .
* ثبت ياد داشت ( نکته برداري ) توسط کاربران براي هر سند بصورت اختصاصي .
* قابليت منحصر به فرد ثبت اسناد کاغذي با استفاده از Scan توسط انواع Scanner در محيط برنامه تحت وب ( تبديل اسناد و مدارک شرکت يا سازمان از حالت کاغذي به صورت الکترونيکي )
* امکان حذف و بازيابي اسناد .
* قابليت نگهداري اطلاعات در حجم وسيع .
* رابط كاربر فارسي و تحت وب .
* طراحي نرم افزار تحت شبکه و قابليت اتصال از راه دور كاربران براي انجام كارهاي روزمره بصورت Online و استفاده از سيستم نرم افزاري بصورت گسترده و غير متمركز تنها با وجود شبكه كامپيوتري ( LAN ) و يا اينترنت
* قابليت تعريف سطوح امنيتي .
* قابليت دسترسي به نرم افزار از طريق شبکه بدون محدوديت در تعداد کاربران .
* قابليت کپي برداري از اسناد و نگهداري در محلي ديگر .
* ايمن سازي اسناد با تعريف کاربران سيستم.
* قابليت اجرا بر روي تمام ويرايشهاي ويندوز
* قابليت اجرا بر روي سخت افزار هاي مختلف
* گزارشات مديريتي ( کارکرد کاربران ، تعداد ، تاريخ ، ساعت ورود به سيستم و ... )
* امکان ايجاد محيط يکپارچه با ديگر سيستم هاي اين شرکت ( مکاتبات اداري ( داخلي ) ، دفترچه تلفن و ... )
* پشتيباني و ايجاد امکانات ديگر بصورت سفارشي بر روي نرم افزار
جهت کسب اطلاعات بيشتر لطفا به وب سايت www.parsict.com مراجعه فرمائيد ، در ضمن با کليک بر روي لينک زير مي توانيد مشخصات کلي نرم افزار را ملاحظه فرمائيد .
http://www.parsict.com/dms.aspx
با تشکر

DMS سيستم کاملي براي بايگاني و آرشيو کليه‌ي اوراق اداري سازمان‌ها با حفظ تاريخچه‌ي تغييرات هر يک از آن‌هاست . افزون بر اين ، داراي گردش‌کار کامل براي مکانيزه ساختن روال‌هاي سازماني و انتقال اسناد سازماني بين کاربران با توجه به اين روالهاست. در واقع ، اين سيستم مسئوليت ثبت و نگهداري ، بازيابي و به گردش‌ در آوردن کليه‌ي اسناد را در داخل سازمان برعهده دارد.
حال آن که CMS سيستمي است که از آن اغلب براي طراحي صفحات وب جهت استفاده در سايت‌هاي داخلي و يا وب سايت‌هاي اينترنتي بهره گرفته مي‌شود. يعني سازمان‌ها با استفاده از اين سيستم به راحتي مي‌توانند اطلاعات خود را به طور منظم در سايت ( يا هر محيط ديگري ) در اختيار کاربران قرار دهند. همچنين مديريت اين اطلاعات ، ارتباط دادن آنها به يکديگر و به روز رساني آنها ( ويرايش ، حذف و اضافه کردن ) را به راحتي انجام دهند. آنها مي‌توانند سايت خود را هم براي استفاده‌ي داخلي سازمان و هم براي کاربران خارجي بر روي اينترنت ، به راحتي طراحي کرده و ارتباطات منطقي اطلاعات و صفحات مختلف را برقرار سازند. اطلاعات موجود در اين محيط‌ها مي تواند توسط يک سيستم مديريت اسناد تهيه شود و در اختيار اين سيستم قرار گيرد.

دو سيستم يادشده ، برخلاف تصورات موجود کاملا با يکديگر متفاوت و در عين حال مکمل يکديگر اند. با اين که هم اکنون توليد‌کنندگان غربي اين سيستم‌ها در حال تلفيق و يکي‌کردن آنها هستند ( که اين خود قدم مثبتي در مديريت اطلاعات در سازمان‌هاست)، بايد اختلافات و ويژگي‌هاي هر يک از آنها را به درستي درک کرد و دانست که از هر يک براي چه منظوري و در کجا بايد استفاده شود.

ممکن است سازماني نياز به DMS داشته باشد ولي با توجه به ساز و کارهاي موجودش احتياجي به CMS نداشته باشد و بر اين اساس ، براي انتخاب هر يک بايد دقت کافي را به کار بست.

DMS سيستمي است که مي‌توان از آن به عنوان هسته‌ي اصلي براي CMS استفاده کرد. کار اصلي اين سيستم نظم دادن به مستندات سازمان‌ها و در دسترس قرار دادن آخرين نسخ آنها براي کاربران سازمان با توجه به دسترسي‌هاي هر يک از کاربران است. DMS سيستم کاملي براي بايگاني و آرشيو کليه‌ي اوراق اداري سازمان‌ها با حفظ تاريخچه‌ي تغييرات هر يک از آن‌هاست . افزون بر اين ، داراي گردش‌کار کامل براي مکانيزه ساختن روال‌هاي سازماني و انتقال اسناد سازماني بين کاربران با توجه به اين روالهاست. در واقع ، اين سيستم مسئوليت ثبت و نگهداري ، بازيابي و به گردش‌ در آوردن کليه‌ي اسناد را در داخل سازمان برعهده دارد.
حال آن که CMS سيستمي است که از آن اغلب براي طراحي صفحات وب جهت استفاده در سايت‌ها و اتصال کليه سازمان ها در قالب آنها ، وجود خواهد داشت.

DMS و CMS در ايران

 تلقي خاصي نسبت به مدارک و اسناد اداري در سازمانهاي کشورمان نسبت به ديگر کشورها وجود دارد.

اول اين که در سازمان‌ها و شرکت‌هاي دولتي ، به علت وجود بوروکراسي‌هاي موجود ، ارتباطات و مکاتبات سازماني بايد طبق قوانين بسيار دقيق و خاصي صورت پذيرد و خروج از اين سلسله مراتب براي مديران اين سازمان‌ها غير قابل قبول است. ضمن اين که در بسياري از موارد ، فعاليت‌هايي خارج از اين بوروکراسي‌ها به صلاح ديد مديران و افراد ديگر صورت مي‌پذيرد و اين خود باعث ايجاد پيچيدگي‌هاي فراواني در اين بوروکراسي‌ها و روال‌هاي کاري مي‌شود که دسته بندي دقيق آنها را غير ممکن مي‌سازد.

اين خود باعث مي‌شود که نتوان از گردش کار به مفهوم واقعي آن که در اين سيستم‌ها وجود دارد ، استفاده کرد و بايد گردش کاري مطابق با فرآيندهاي ذکر شده در بالا و بسيار انعطاف پذير طراحي و پياده سازي شود. اگر سيستم هاي اتوماسيون موجود در بازار کشور به يک Work Flow قدرتمند و با امکانات اشاره شده تجهيز شوند، گام بسيار بزرگي در جهت معرفي و راه اندازي سيستم هاي مديريت اسناد در آينده و ايجاد پيش زمينه در فرهنگ سازمان ها براي اين سيستم ها برخواهند داشت.

دوم اين که به علت قانوني نشدن امضاهاي الکترونيکي در سطح کشور و همچنين الزام وجود فيزيک اسناد مالي و حقوقي براي بررسي‌هاي لازم ، مشکلاتي در راه جمع آوري کاغذها در سازمان‌ها و در نتيجه راه اندازي سيستم ‌هايي که منتهي به اين مورد مي‌شود ، وجود دارد.
وجود اين مورد باعث مي‌شود که از قرار دادن بسياري از اسناد سازماني در اختيار اين سيستم‌ها جلوگيري شود و بدين منظور بايد دسترسي‌هاي بسيار دقيق و تعريف شده‌اي براي اين اسناد در نظر گرفته شود و اين دسترسي قابل توزيع بين راهبران مختلف باشد ( هر راهبر در محدوده اختيارات خود ). در نتيجه بايد تا حدي که امکان دارد حتي در حد پايگاه اطلاعاتي نيز دسترسي توزيع شده اعمال شود.

بطور مثال در برخي از سازمان ها حتي به راهبران سيستم‌ها و مسئولين بانک‌هاي اطلاعاتي که دسترسي به کليه اطلاعات را به علت ماهيت کاريشان دارند و اغلب تعداد آنها به بيش از دو نفر نمي رسد نيز اجازه دسترسي به چنين اسنادي داده نمي شود.
سوم اين که تصور عموم از اسناد اداري بيش‌تر نامه‌هاي سازماني و نه اسنادي مانند سندهاي حسابداري ، فرمهاي استاندارد سازي ، اسناد پرسنلي ، احکام ، فاکتورها و ... است. علاوه بر اين ، در سازمان‌هاي دولتي براي گردش نامه‌ها در درون سازمان از سيستم‌هاي اتوماسيون اداري استفاده مي‌شود که توسط آن مي‌توانند گزارش‌هاي دقيقي از نحوه عملکرد اداري و گردش نامه‌ها داشته باشند. البته در گذشته براي راه اندازي چنين سيستم‌هايي نيز به علت نبود بستر لازم براي ارتباطات الکترونيکي و همچنين مقاومت کارکنان سازمان براي استفاده از اين سيستم‌ها ، مشکلات زيادي وجود داشت. با اين همه ، سيستم‌هاي اتوماسيون اداري توانستند در سالهاي اخير در سازمان‌ها جايگاه مناسبي را بيابند و استفاده از آنها همگاني گردد.

با توجه به اين مورد و راه افتادن سيستم‌هاي اتوماسيون اداري در سازمان‌ها و آشنايي لازم و کافي با اين سيستم ‌ها، تغيير سيستم و فرآيندها و روال هاي کاري سازمان هاي بزرگ ، به مانند آنچه در غرب به علت تلقي خاصي که از گردش مکاتبات و مستندات سازماني دارند ، استفاده مي شود ، بسيار پرهزينه و متعاقبا با مقاومت‌هاي زيادي همراه خواهد بود که اين خود باعث ايجاد مشکلات فراواني در راه برقراري اين سيستم‌ها در سازمان‌ها خواهد شد.

بنابراين، بهترين راه کار در حال حاضر اين است که در بستر همين سيستم‌ها (يعني اتوماسيون اداري) ، ويژگي‌ها و امکانات سيستم‌هاي مديريت اسناد و محتوا که نياز به بسياري از آنها هم اکنون نيز در سازمان ها احساس شده است ، پياده سازي و قابل استفاده شود تا سازمان‌ها به مرور و با استفاده از قسمت‌هاي مختلف آن و آگاهي از امکانات و مزاياي آن ها ، با سيستم‌هاي DMS و CMS آشنا شوند تا در آينده بتوان گامهاي بزرگي در تحول ساز و کارهاي اداري کشورمان برداشت.

نکته‌اي که جاي اميدواري براي راه اندازي اين سيستم‌ها دارد ، اين است که بسياري از سازمان‌ها به اهميت وجود سيستم‌هاي الکترونيکي براي نگهداري و کنترل و به روز نگاه‌داشتن اطلاعات اسناد سازماني خود و در اختيار قرار دادن اطلاعات سازماني در اختيار کليه کارکنان داخلي و همچنين براي ارباب رجوعان خارجي با طراحي خروجي‌هاي مناسب که اغلب صفحات اينترنتي و سايت‌هاي داخلي ا‌ست که البته بخشي از وظايف سيستم‌هاي مديريت محتواست ، رسيده اند. همچنين سازمان‌ها خواهان گردش اين اسناد ( علاوه بر نامه‌ها ) ميان کارکنان به صورت سيستماتيک و اتوماتيک با استفاده از Work Flowهاي قابل طراحي و حفظ تاريخچه اسناد و به روز نگاه‌ داشتن آنها و امکان گزارش گيري و آرشيو الکترونيکي اسناد و مدارک سازماني (که بخشي از وظايف سيستمهاي مديريت اسناد است) هستند.

اين خود بهانه‌اي براي شرکت‌هاي نرم افزاري جهت ورود به بازار و ارائه‌ي اين سيستم‌هاست که مي‌تواند آنها را به سود آوري برساند ، اما اين عمل بايد با دقت و در نظر گرفتن کليه جوانب انجام شود.

در نهايت، نگارنده بر اين باور است که اين سيستم‌ها بايد به مرور و با پياده سازي امکانات آنها از قبيل Work Flow هاي قابل طراحي ، آرشيو الکترونيکي ، به روز نگهداشتن اسناد و امکان گزارش گيري از محتويات آنها و ... در سيستم هاي موجود اتوماسيون اداري و منطبق بر ساز و کارهاي اداري کشور وارد بازار شوند تا به اين ترتيب ، بتوانند با گذشت زمان تحولي در فرهنگ اداري سازمان‌ها بوجود آورند و راه را براي توليد و راه اندازي سيستم هاي مديريت اسناد و محتوا در آينده هموار نمايند. در غير اين صورت ، راه اندازي اين سيستم‌ها در سازمان‌هاي دولتي ، به مانند آنچه در غرب استفاده مي شود با صرف وقت و هزينه‌ي بسيار بالايي همراه خواهد بود. بعلاوه اينکه ريسک مورد استفاده قرار نگرفتن آنها نيز به علت عدم هماهنگي با ساختارهاي مکاتباتي کشور و عدم وجود بستر مناسب ارتباطي براي راه اندازي چنين سيستم هايي و اتصال کليه سازمان ها در قالب آنها ، وجود خواهد داشت.